Code of Conduct
Ablaufplan von personalsuche und PERSONALAuswahl
Inhaltsverzeichnis
Präambel
- Leitbild
- Rechtliche Rahmenbedingungen
- Informationspflichten
- Ziel, Struktur und Ablauf
4.1. Erstgespräch mit dem Auftraggeber zur Klärung von Auftrag und Leistung
4.2. Inhalt und Form des zu schließenden Beratungsvertrages
4.3. Vorbereitung des Such- und Auswahlprozesses
4.4. Durchführung des Such- und Auswahlprozesses
4.5. Sichtung der Kandidatenunterlagen
4.6. Durchführung der Kandidateninterviews
4.7. Zwischenbericht an den Auftraggeber
4.8. Präsentation der ausgewählten Kandidaten
4.9. Überprüfung der Auswahl mit Hilfe von Referenzen - Schlussbestimmungen
PRÄAMBEL
Die Personalberatung, die Dr. Wrede & Partner bei der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften leistet, zielt für den Auftraggeber auf einen hohen betriebs- und volkswirtschaftlichen Nutzen. Sie erfordert daher nicht nur Transparenz und Augenmaß, sondern auch Kompetenz und ein hohes Maß an Verantwortung.
Aus diesem Grunde wurden die vorliegenden Leitlinien formuliert. Sie dienen der Sicherung der Qualität der Beratungsleistung. Zugleich ermöglichen sie, dass sich Auftraggeber und Kandidaten jederzeit ein Bild von der beabsichtigten Vorgehensweise verschaffen können.
1. LEITBILD
Dr. Wrede & Partner unterstützen den Auftraggeber nach bestem Wissen und Gewissen bei der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften. Grundlage dieser Partnerschaft ist ein strukturierter und kontinuierlicher Informationsaustausch während der gesamten Personalberatung.
2. RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN
(1) Dr. Wrede & Partner legen im gesamten Such- und Auswahlprozess die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zugrunde. Niemand wird aufgrund seiner Rasse, seiner ethnischen Herkunft, seines Geschlechts, seiner Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, seines Alters oder seiner sexuellen Identität benachteiligt. Personenbezeichnungen werden aus Gründen der Lesbarkeit einheitlich verwendet und beziehen sich auf alle Personen.
(2) Dr. Wrede & Partner stellen sicher, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze des Bundes und der Länder im gesamten Such- und Auswahlprozess eingehalten werden. Sämtliche mitgeteilten oder bekannt gewordenen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers werden streng vertraulich behandelt. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch dann, wenn ein Kooperationspartner oder Unterauftragnehmer eingeschaltet wird.
(3) Dr. Wrede & Partner handeln im Rahmen des Wettbewerbsrechts und beachten insbesondere das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb.
(4) Dr. Wrede & Partner beenden einen Beratungsauftrag unverzüglich, wenn festgestellt wird, dass seitens des Auftraggebers bewusst falsche oder für den Kandidaten irreführende Angaben über das Unternehmen oder die zu besetzende Position gemacht wurden oder eine Richtigstellung unterbleibt. Die Rechte einer Kündigung nach § 627 BGB bleiben davon unberührt.
3. INFORMATIONSPFLICHTEN
(1) Der Auftraggeber wird während des gesamten Beratungsauftrages über den Fortgang der Personalsuche informiert. Dies betrifft insbesondere erkennbare Verzögerungen. Die Information kann mündlich oder schriftlich erfolgen.
(2) Die Informationspflicht des Personalberaters erstreckt sich ebenso auf die Kandidaten. Sie werden zeitnah sowohl über den Fortgang als auch gegebenenfalls über ihr Ausscheiden aus dem Verfahren informiert. Eine Begründung ist hierfür nicht erforderlich.
4. ZIEL, STRUKTUR UND ABLAUF
Die typische Ablauforganisation einer Personalberatung kann wie folgt beschrieben werden:
4.1. Erstgespräch mit dem Auftraggeber
(1) Für eine erfolgreiche Personalberatung ist es notwendig, dass der Auftrag umfassend verstanden wird. Dazu sind sowohl die Gesamtsituation und die Ziele des Unternehmens als auch die Anforderungen an die zu besetzende Position zu klären.
(2) Im Erstgespräch werden alle notwendigen Informationen ausgetauscht. Der Personalberater stellt ausgehend von seinen fachlichen und persönlichen Kompetenzen sowohl seine Vorgehensweise als auch sein Beratungsunternehmen vor.
(3) Der Personalberater setzt sich eingehend mit den Erwartungen des Auftraggebers auseinander.
(4) Er klärt, welche Informationen über die zu besetzende Position an potenzielle Kandidaten oder beteiligte Dritte weitergegeben werden dürfen.
4.2. Inhalt und Form des Vertrages
(1) Alle Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Personalberater werden schriftlich niedergelegt.
(2) Dies betrifft insbesondere das Honorar, das klar zu vereinbaren ist. Die Mandate werden im Alleinauftrag durchgeführt, um Doppelansprachen zu vermeiden. Die Vergütung erfolgt in einer Kombination aus aufwandsbezogenen und erfolgsbezogenen Bestandteilen.
(3) Darüber hinaus sind zu regeln:
erstens die Handhabung einer möglichen Nachsuche,
zweitens die Vergütung anteilig erbrachter Leistungen bei vorzeitiger Beendigung des Mandats,
drittens das Honorar für den Fall, dass vorgestellte Kandidaten außerhalb des ursprünglichen Suchauftrages eingestellt werden.
4.3. Vorbereitung des Such- und Auswahlprozesses
(1) Der Personalberater erarbeitet ein Positionsprofil. Hierfür erhält er vom Auftraggeber insbesondere Informationen:
zur Darstellung des Unternehmens und seiner wirtschaftlichen Situation,
zur gelebten Unternehmens- und Wertekultur,
zum Aufbau des Unternehmens und seinen Strukturen,
zu Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Position,
zu den fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen, die für die Position erforderlich sind.
(2) Das Positionsprofil wird in der Regel gemeinsam mit dem Auftraggeber entwickelt, um Anforderungen und Erwartungen präzise festzulegen.
(3) Ergänzend kann ein Gespräch mit dem künftigen Vorgesetzten geführt werden, um das Verständnis der Position zu vertiefen.
4.4. Durchführung des Such- und Auswahlprozesses
Grundlage ist der Beratungsvertrag, der sowohl die Suchstrategie als auch die Form der Berichterstattung regelt.
1. Mediengestützte Suche
Die Anzeige wird professionell gestaltet und so formuliert, dass weder über die Position noch über Anforderungen, Bewerbungsunterlagen oder das Unternehmen irreführende Informationen vermittelt
werden.
2. Direktansprache
Der Personalberater handelt im Rahmen der geltenden Rechtsprechung. Potenzielle Kandidaten werden über den Zweck der Kontaktaufnahme informiert und gegebenenfalls gebeten, ein Gespräch außerhalb
von Arbeitsplatz und Arbeitszeit zu führen.
4.5. Sichtung der Kandidatenunterlagen
(1) Alle eingehenden Bewerbungen werden bestätigt. Die Weitergabe erfolgt unter Beachtung von Sperrvermerken.
(2) Bewerbungsunterlagen werden nur weitergegeben, wenn der Kandidat den Auftraggeber kennt oder ausdrücklich zustimmt. Andernfalls erfolgt eine anonymisierte Weitergabe.
(3) Die Unterlagen werden auf Plausibilität und Konsistenz geprüft. Gegebenenfalls werden ergänzende Unterlagen angefordert.
4.6. Durchführung der Kandidateninterviews
(1) Der Personalberater bereitet die Interviews sorgfältig vor und trifft eine Vorauswahl auf Grundlage des Positionsprofils.
(2) Im Interview werden die fachlichen sowie persönlichen Kompetenzen des Kandidaten umfassend erörtert. Gleichzeitig werden Unternehmen und Position präzise dargestellt und wechselseitige Erwartungen geklärt.
(3) Verzögerungen oder ein Mangel geeigneter Kandidaten werden dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt. Gegebenenfalls werden alternative Vorgehensweisen vorgeschlagen.
(4) Nachweislich falsche Angaben eines Kandidaten führen zum Ausschluss aus dem Verfahren.
4.7. Zwischenbericht
Der Personalberater erstellt einen Zwischenbericht, in dem er geeignete Kandidaten empfiehlt und eine differenzierte Einschätzung zur Besetzung der Position abgibt. Der Bericht unterliegt besonderer Vertraulichkeit.
4.8. Präsentation der Kandidaten
Der Personalberater schlägt geeignete Kandidaten vor und begleitet die Präsentation. Er unterstützt den Auftraggeber in der Entscheidungsphase.
4.9. Referenzen
(1) Die Einholung oder Überprüfung von Referenzen kann zur Absicherung der Entscheidung beitragen.
(2) Referenzen werden nur mit Zustimmung des Kandidaten eingeholt.
5. SCHLUSSBESTIMMUNGEN
(1) Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Mandats zurückgegeben oder vernichtet, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
(2) Eingestellte Kandidaten unterliegen einer Klientenschutzvereinbarung, die einen Zeitraum definiert, in dem sie im Rahmen weiterer Suchmandate nicht aktiv angesprochen werden.