Code of Conduct

Präambel

1.    Leitbild

2.    Rechtliche Rahmenstellungen

3.    Informationspflichten

4.    Ziel, Struktur und Ablauf

4.1. Erstgespräch mit dem Auftraggeber zur Klärung von Auftrag und Leistung

4.2. Inhalt und Form des zu schließenden Beratungsvertrages

4.3. Grundlegung des Such- und Auswahlprozesses

4.4. Durchführung des Such- und Auswahlprozesses

4.5. Sichtung der Kandidatenunterlagen

4.6. Durchführung der Kandidateninterviews

4.7. Zwischenbericht an den Auftraggeber

4.8. Präsentation der ausgewählten Kandidaten

4.9. Überprüfung der Auswahl mit Hilfe von Referenzen

5.    Schlussbestimmungen

PRÄAMBEL

Die Personalberatung, die Dr. Wrede & Partner bei der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften leistet, zielt für ihre Auftraggeber auf einen hohen betriebs- und volkswirtschaftlichen Nutzen. Sie erfordert daher nicht nur Transparenz und Augenmaß, sondern auch Kompetenz und viel Verantwortung. Aus diesem Grunde wurden die vorliegenden Leitlinien formuliert. Sie dienen der allgemeinen Qualitätssicherung. Zugleich ermöglichen sie, dass sich Auftraggeber und Kandidaten jederzeit ein Bild von der beabsichtigten Vorgehensweise verschaffen können.

 

1. LEITBILD

Dr. Wrede & Partner unterstützen ihren Auftraggeber nach bestem Wissen und Gewissen bei der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften. Grundlage dieser Partnerschaft ist ein qualifizierter Informationsaustausch während der gesamten Personalberatung.

 

2. RECHTLICHE RAHMENSTELLUNGEN

(1) Dr. Wrede & Partner legen im gesamten Such- und Auswahlprozess die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zugrunde. Niemand wird aufgrund seiner Rasse, seiner ethnischen Herkunft, seines Geschlechts, seiner Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, seines Alters oder seiner sexuellen Identität benachteiligt. Personenbezeichnungen, die im Text in der männlichen Form verwendet werden, gelten ebenso in der weiblichen oder nichtbinären Form.

(2) Dr. Wrede & Partner stellen sicher, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze des Bundes und der Länder im gesamten Such- und Auswahlprozess eingehalten werden. Es gilt, sämtliche mitgeteilten oder bekannt gewordenen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers streng vertraulich zu behandeln. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt insbesondere, wenn ein Kooperationspartner oder Unterauftragnehmer eingeschaltet wird.

(3) Dr. Wrede & Partner handeln im Rahmen des Wettbewerbsrechts. Sie beachten insbesondere das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).

(4) Dr. Wrede & Partner werden mit sofortiger Wirkung jeden Beratungsauftrag beenden, für den festgestellt wird, dass seitens des Auftraggebers bewusst falsche oder für den Kandidaten irreführende Angaben über das Unternehmen oder die zu besetzende Stelle gemacht wurden oder ggf. die Richtigstellung nicht erfolgt. Die Rechte einer Kündigung nach § 627 BGB bleiben davon unberührt.

 

3. INFORMATIONSPFLICHTEN 

(1) Der Auftraggeber wird während des gesamten Beratungsauftrages über den Fortgang der Personalsuche informiert. Dies betrifft v.a. erkennbare Verzögerungen. Die Information kann mündlich oder schriftlich erfolgen.

(2) Die Informationspflicht des Personalberaters erstreckt sich ebenso auf die Kandidaten. Sie werden zeitnah sowohl über den Fortgang als auch ggf. über ihr Ausscheiden aus dem Verfahren informiert. Begründungen sind hierfür nicht erforderlich.

 

4. ZIEL, STRUKTUR UND ABLAUF

Die typische Ablauforganisation einer Personalberatung kann daher wie folgt beschrieben werden:

 

4.1. Erstgespräch mit dem Auftraggeber zur Klärung von Auftrag und Leistung

(1) Für eine erfolgreiche Personalberatung ist es notwendig, dass der entsprechende Auftrag gut verstanden wird. Dazu sind nicht nur die Gesamtsituation und die Ziele des Unternehmens zu klären, das den Auftrag erteilt, sondern ebenso die Anforderungen, die an die zu besetzende Position gestellt werden.

(2) Im Erstgespräch zwischen Auftraggeber und Personalberater werden somit alle notwendigen Informationen ausgetauscht. Hierzu gehört, dass der Personalberater, ausgehend von seinen fachlichen und persönlichen Kompetenzen sowohl seine spezielle Vorgehensweise als auch das beratende Unternehmen vorstellt.

(3) Hinzu kommt, dass sich der Personalberater eingehend mit den Erwartungen des auftraggebenden Unternehmens auseinandersetzt.

(4) Daher informiert sich der Personalberater für die vereinbarte Personalsuche auch darüber, welche Informationen er über die zu besetzende Position an potentielle Kandidaten oder beteiligte Dritte weitergeben kann.

 

4.2. Inhalt und Form des Vertrags

(1) Alle Vereinbarungen, die zwischen Auftraggeber und Personalberater getroffen werden, sind schriftlich niederzulegen.

(2) Das betrifft insbesondere das Honorar, das klar und eindeutig zu vereinbaren ist, zumal jeder Berater von Dr. Wrede & Partner, auch um Doppelansprachen von Kandidaten zu vermeiden, im Alleinauftrag tätig wird. Gleichwohl werden die Leistungen nicht auf reiner Erfolgsbasis angeboten, sondern immer in einer Kombination aus Aufwand und Ergebnis.

(3) Dementsprechend sind zwischen Personalberater und Auftraggeber drei Sonderfälle zu regeln: Erstens wie eine eventuelle Nachsuche zu handhaben ist, zweitens in welcher Höhe anteilig erbrachte Leistungen zu vergüten sind, sollte der Beratungsauftrag vorzeitig beendet werden und drittens welches Honorar fällig wird, sollte der Auftraggeber Kandidaten, die ihm durch den Personalberater vorgestellt wurden, auf Positionen einstellen, die durch die ursprünglich vereinbarte Personalsuche nicht zu besetzen gewesen waren.

 

4.3. Vorbereitung des Such- und Auswahlprozesses

(1) Der Personalberater erarbeitet für die zu besetzende Stelle ein Positionsprofil. Dafür erhält er vom Auftraggeber insbesondere Informationen:

• zur sachgerechten Darstellung des suchenden Unternehmens über dessen wirtschaftliche Situation sowie wichtiger betriebswirtschaftlicher Kennzahlen
• über die gelebte Unternehmens- und Wertekultur
• zum Aufbau des Unternehmens, seiner Strukturen und den für die zu besetzenden Position relevanten Abteilungen
• zur Darstellung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten der zu besetzenden Position
• zur Erfassung des erforderlichen beruflichen und persönlichen Kompetenzen sowie
• zur Erfassung der fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenz, die für die Position wichtig sind.

(2) Es empfiehlt sich, dass das o.g. Positionsprofil von Personalberater und Auftraggeber gemeinsam erarbeitet wird. Dadurch lassen sich alle Anforderungen und Erwartungen, die an die zu besetzende Position gestellt werden, frühzeitig und effektiv bestimmen.

(3) Hilfreich ist auch ein Gespräch, das der Personalberater mit dem künftigen Vorgesetzten des Kandidaten führt. Dadurch vertieft sich das Verständnis für die zu besetzende Position.

 

4.4. Durchführung des Such- und Auswahlprozesses

Grundlage des Such- und Auswahlprozesses ist der Beratungsauftrag, der zwischen Auftraggeber und Personalberater geschlossen wird. In diesem Vertrag wird nicht nur geklärt, welche Strategien der Suche und Auswahl zu verfolgen sind, sondern auch wie darüber zu berichten ist. 

1.) Mediengestützte Suche

Für die mediengestützte Suche erstellt der Personalberater eine Anzeige, die in Format, Layout und Typographie professionell gestaltet wird. Dabei ist der Inhalt so auszufertigen, dass ein Kandidat weder irreführende Informationen über die zu besetzende Position noch über die Anforderungen, die an ihn gestellt werden, noch zu den Bewerbungsunterlagen, die er zu übermitteln hat, oder zu dem Unternehmen, bei dem er sich bewirbt, erhält.

2.) Direktansprache

Bei Direktansprache von potenziellen Kandidaten handelt der Personalberater im Rahmen der Rechtsprechung. Er beachtet insbesondere die gesetzlichen Vorgaben zur wettbewerbsrechtlichen Zulässigkeit. Daher wird jeder (potenzielle) Kandidat, den er telefonisch kontaktiert, bereits bei der eigenen Vorstellung nicht nur über den Zweck des Anrufs in Kenntnis gesetzt, sondern ggf. zu einem Gespräch außerhalb von Arbeitsplatz und Arbeitszeit gebeten. Dieses weiterführende Gespräch kann, wenn die Umstände es erfordern, auch von einem qualifizierten Unterauftragnehmer vorgenommen werden.

 

4.5. Sichtung der Kandidatenunterlagen

(1) Alle Kandidaten, die ihre Bewerbungsunterlagen aufgrund einer mediengestützten Suche einreichen, werden über den Eingang ihrer Bewerbung informiert. Ihre Weitergabe erfolgt unter Berücksichtigung von eventuellen Sperrvermerken, die dabei zu kennzeichnen sind.

(2) Insofern dürfen Bewerbungsunterlagen nur dann an den Auftraggeber weitergegeben werden, wenn dem Kandidaten der Auftraggeber bekannt ist. Anderenfalls erfolgt die Weitergabe nur, wenn der Kandidat dem zustimmt oder für die Weitergabe anonymisiert wird.

(3) Alle eingereichten Bewerbungsunterlagen werden vom Personalberater auf ihre Plausibilität und Korrektheit überprüft. Das betrifft sowohl den Lebenslauf, der mit den beigefügten Unterlagen abzugleichen ist, als auch alle Zeugnisse und Bescheinigungen. Das gilt nachgerade für Kandidaten, die geeignet erscheinen, deren Unterlagen aber nicht in jedem Punkt zweifelsfrei nachvollzogen werden können. Deshalb werden Unterlagen, welche diese Kandidaten besser charakterisieren könnten, ggf. nachgefordert.

 

4.6. Durchführung der Kandidateninterviews

(1) Der Personalberater bereitet das Kandidateninterview vor, indem er alle vorliegenden Bewerbungsunterlagen sorgfältig sichtet. Er urteilt mit einem Höchstmaß an Objektivität. Kandidaten werden nur dann zum Gespräch eingeladen, wenn sie die Vorgaben des Positionsprofils hinreichend erfüllen oder Qualifikationen mitbringen, die eine Auswahl im Sinne der zu besetzenden Stelle als wahrscheinlich erscheinen lassen. Darüber hinaus ist es möglich, dass der Auftraggeber bereits an diesem Gespräch teilnimmt. Der Kandidat wird darüber frühzeitig informiert.

(2) Im Kandidateninterview werden – ausgehend vom vorgegebenen Positionsprofil - alle vorhandenen fachlichen wie persönlichen Kompetenzen des Kandidaten erörtert. Dazu wird dem Kandidaten sowohl das suchende Unternehmen angemessen vorgestellt als auch die ausgeschriebene Stelle präzise und ausführlich beschrieben. Darüber hinaus werden die wechselseitigen Erwartungen und Perspektiven erfasst und nach Möglichkeit geklärt.

(3) Sollte nach den Kandidateninterviews der Fall eintreten, dass dem Auftraggeber entweder keine geeigneten Kandidaten präsentiert werden können oder Suche und Auswahl von geeigneten Daten mehr Zeit in Anspruch nehmen werden, als ursprünglich geplant, ist der Auftraggeber umgehend in Kenntnis zu setzen. Gegebenenfalls sind dem Auftraggeber alternative Vorgehensweisen oder eine Änderung des Positionsprofils vorzuschlagen.

(4) Sollte der Fall eintreten, dass ein Kandidat nachweislich falsche Angaben gemacht hat (z.B. über Qualifikationen, frühere Arbeitgeber oder Zeugnisinhalte), kann er vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden.

 

4.7. Zwischenbericht an den Auftraggeber

(1) Der Personalberater fertigt für das suchende Unternehmen, nachdem er die Kandidateninterviews ausgewertet hat, einen Zwischenbericht an, in dem er Kandidaten für eine engere Auswahl empfiehlt. Er gibt dabei eine differenzierte Empfehlung hinsichtlich der zu besetzenden Stelle ab. Der Bericht enthält deshalb neben der Beurteilung der fachlichen und persönlichen Qualifikationen auch Aspekte, die noch zu klären wären oder die Einstellung eines Kandidaten eventuell nicht ratsam erscheinen lassen.

(2) Der Auftraggeber wird vom Berater auf die besondere Vertraulichkeit des Berichtes hingewiesen.

 

4.8. Präsentation der ausgewählten Kandidaten

(1) Der Personalberater schlägt dem Auftraggeber Kandidaten für eine Präsentation vor, die aufgrund des vereinbarten Positionsprofils geeignet erscheinen.

(2) Der Personalberater moderiert, sofern dies nicht anders gewünscht wird, die Präsentation des Kandidaten. Er sorgt dafür, dass offene Fragen möglichst geklärt werden. Zudem berät er den Auftraggeber in der Entscheidungsphase.

 

4.9. Überprüfung der Auswahl mit Hilfe von Referenzen

(1) Die Besetzung einer Position erfordert nicht nur viel Fingerspitzengefühl, sondern auch Umsicht. Die Verantwortung bei einer Stellenbesetzung steigt mit der Verantwortung, welche der Position, die zu besetzen ist, zufällt. Damit werden neben den fachlichen auch bestimmte soziale Qualitäten des künftigen Stelleninhabers wichtig. Dazu zählen nicht nur Führungsqualitäten, sondern auch Teamfähigkeit und Loyalität. Hilfreich kann daher die Einholung bzw. Überprüfung von einer oder mehreren Referenzen sein, die der Kandidat auf Bitten des Personalberaters beibringt. Gleichwohl zeigt die Praxis, dass ein Referenzgeber in der Regel bestätigt, was er in seinem Zeugnis bereits mitgeteilt hat.

(2) Der Personalberater darf ohne Zustimmung des Kandidaten keine Überprüfung der Referenzen durchführen.

 

5. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

(1) Alle Bewerbungsunterlagen, insbesondere alle Unterlagen, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse des Auftraggebers enthalten, werden nach Abschluss der Personalberatung entweder zurückgegeben oder vernichtet. Einzelheiten regelt der Beratungsvertrag. Davon ausgenommen sind Unterlagen, die im Falle einer drohenden oder bereits eingetretenen zivilrechtlichen Auseinandersetzung benötigt werden. Ein Gleiches gilt für alle Unterlagen der Kandidaten. Steuerliche und für die Buchhaltung notwendige Dokumente dürfen ohne Zustimmung der Kandidaten nur solange aufbewahrt werden, wie Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) entstehen könnten. 

(2) Alle Kandidaten, die dem Auftraggeber im Rahmen der Personalberatung präsentiert und anschließend eingestellt wurden, fallen unter eine Klientenschutzvereinbarung, die einen konkreten Zeitraum definiert, in dem sie von Dr. Wrede & Partner im Sinne einer Personalberatung nicht mehr angesprochen werden dürfen.